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UKS - Abwesenheitsmanager 8.3.2 | Urlaubsplanung mit IBM (Lotus) Notes

UKS - Urlaubsplaner - Lotus Notes Datenbank - Zeiterfassung

UKS ist ein workflowbasierter Abwesenheitsmanager (Urlaubsplaner) auf Basis einer Lotus Notes Datenbank. Egal, ob Urlaubsplanung, Seminarmanagement, Springer- und Azubiplaner, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder Krankenstatistiken - UKS bietet in übersichtlicher und sehr benutzerfreundlicher Form alles, was man von einem Werkzeug dieser Produktkategorie erwartet.

Durch zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten sind Sie in der Lage, diese Lotus Notes Datenbank so anzupassen, dass Sie die Anwendung quasi sofort und ohne Abstriche in Ihre Lotus Notes Umgebung einbinden und verwenden können. Die neue Version von UKS wartet mit einer Vielzahl neuer hochinteressanter Funktionen auf. Mehr hierzu siehe weiter unten. Laden Sie hier den Produktflyer herunter.

files/img/bullet_orange.gif Einweisungsvideo für Mitarbeiter + Abwesenheitsagent

Einweisungsvideo für MitarbeiterSehen Sie hier zwei Videos, in denen wir kurz und prägnant auf die wichtigsten UKS-Funktionen für Ihre Mitarbeiter eingehen. Eine separate Schulung für die Einführung von UKS ist keinesfalls notwendig, insbesondere dann nicht, wenn Sie Ihren Kollegen dieses Video zur Verfügung gestellt haben.

Neben den hier gezeigten Grundfunktionen stellt UKS natürlich eine Vielzahl weiterer Features zur Verfügung, die für den 'normalen Mitarbeiter' aber in der Regel nicht relevant sind. Insbesondere Abteilungsleiter und die Personalabteilung haben Zugriff auf eine Vielzahl weiterer nützlicher Funktionen in der Datenbank.

Das Mitarbeiter-Video ist prädestiniert dafür, es Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, wenn Sie sich zur Einführung des Produktes entschieden haben. Es dient sozusagen als Kurzanleitung für Ihre Kollegen. Somit können Sie vollständig auf eine Schulung verzichten.

Außerdem zeigen wir ein zweites Video, in dem der Abwesenheitsagent, welcher eine sehr leistungsfähige Zusatzkomponente der Software darstellt, ausführlich beschrieben wird.

Neue Module im UKS-Urlaubsplaner für Lotus Notes

files/img/bullet_orange.gifZeiterfassung / Arbeitszeiterfassung

Seit der Version 7 stellt UKS eine vollständige Zeiterfassung als separates Zusatzmodul zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der separaten Produktseite des Modules Zeiterfassung. Weitere Informationen ...

files/img/bullet_orange.gifPersonaleinsatzplanung / Einsatzplanung

Mit dem separat erhältlichen Modul UKS Personaleinsatzplanung für Lotus Notes haben Bereichsleiter auf sehr komfortable Weise die Möglichkeit, die Einsätze der ihnen unterstellten Mitarbeiter zu planen. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der separaten Produktseite des Modules Personaleinsatzplanung. Weitere Informationen ...

files/img/bullet_orange.gifÜberstundenplaner

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen Überstunden gestatten, steht Ihnen mit diesem Zusatzmodul in Form einer separaten Lotus Notes Datenbank ein komfortables Instrument zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie das gesamte Überstundenmanagement ohne jeden Medienbruch abbilden können. Weitere Informationen ...

files/img/bullet_orange.gifSeminarmanagement (optional auch als Sonderedition)

Der Seminarmanager von UKS ist explizit für die Abbildung Ihres kompletten Weiterbildungsmanagements entwickelt worden. Der Seminarmanager steht, anders als die anderen UKS Module, auch als separate Einzelapplikationen in einer sogenannten -Sonderedition- zur Verfügung.

Wenn Sie eine Software für die elektronische Dokumentation und Abbildung Ihres gesamten Schulungskataloges inklusive Anmeldefunktion für Ihre Mitarbeiter suchen, sollten Sie sich unser Video (https://youtu.be/jisakssn9hA) zum Seminarmanager einmal anschauen.

Beschreibung UKS-Urlaubsplaner für IBM (Lotus) Notes

files/img/bullet_orange.gif Mitarbeiteranlage schnell erledigt

Für jeden Mitarbeiter, der die Datenbank benutzen soll, muss ein Mitarbeiter-Stammdokument angelegt werden! Für die Anlage der notwendigen Mitarbeiter-Stammdokumente stehen verschiedene Importschnittstellen zur Verfügung, wodurch eine manuelle Erfassung häufig entfallen kann. Alternativ können Sie unseren kostenlosen Datenübernahmeservice nutzen. Stellen Sie uns einfach Ihre Daten in Form von dBASE, Excel, Notes oder strukturiertem Text zur Verfügung, und wir legen für Sie kostenlos und innerhalb kürzester Zeit die notwendigen Mitarbeiter-Stammdokumente an. Unmittelbar danach können Sie mit der Erfassung der Abwesenheiten in der Datenbank beginnen.

files/img/bullet_orange.gif Selbst machen oder Fremdanlage - Einfacher geht es nicht!

UKS bietet die Möglichkeit, bei entsprechender Kompetenzvergabe, die Abwesenheitsdokumente für 'fremde' Personen anzulegen. Insofern ist das Vorhandensein einer Lotus Notes - Zulassung nicht zwingend notwendig. Alternativ können Ihre Mitarbeiter mit einem Lotus Notes Zugang natürlich innerhalb weniger Sekunden eigene Abwesenheitsdokumente/Urlaubsanträge anlegen. Hierfür benötigen diese im Vorfeld keinerlei Schulung.

files/img/bullet_orange.gif Vollautomatischer Abwesenheitsagent

Selbstverständlich stellt UKS einen umfänglichen Abwesenheitsagenten zur Verfügung. Dieser erledigt die automatisierte Beantwortung eingehender E-Mails. Auf Wunsch leitet er diese auch an die definierten Personen weiter. Der Abwesenheitsagent wird einmalig durch den Administrator aktiviert und überprüft dann völlig eigenständig in der Datenbank, welche Ihrer Mitarbeiter nicht anwesend sind und verarbeitet die eingegangenen E-Mails gemäß Ihren Vorgaben.

Selbst bei nicht vorhergesehenen Abwesenheiten wie Krankheiten ist ein manueller Eingriff nicht notwendig. Die Personalabteilung erfasst lediglich das Krankendokument in der Datenbank und schon arbeitet der Abwesenheitsagent vollautomatisch, entsprechend der hinterlegten Konfiguration.

Darüber hinaus ist der Abwesenheitsagent in der Lage, so genannte 'Nicht-Arbeitstage' ebenfalls zu erkennen und die entsprechenden Steuerungen abzuarbeiten. Insofern ist es nicht zwingend notwendig, für Teilzeitkräfte separate Abwesenheitsanträge anzulegen. Lediglich ein Kreuzchen im Stammdokument des Mitarbeiters reicht aus, um den Abwesenheitsagenten für solche Tage zu aktivieren.

files/img/bullet_orange.gif Synchronisation mit Noteskalender

UKS synchronisiert sämtliche Abwesenheitsdokumente mit den persönlichen Lotus Notes Kalendern Ihrer Mitarbeiter. Selbstverständlich ist diese Funktion auf Wunsch pro Mitarbeiter abschaltbar. Für Banken, die der Rechenzentrale GAD angeschlossen sind, erfolgt automatisiert eine Weitergabe an das Primärbankensystem bank21 und aktiviert dort die Vertretungsregeln, sofern dies notwendig ist. Eine separate Pflege der Abwesenheiten im Primärbankensystem kann somit vollständig entfallen.

files/img/bullet_orange.gif Unzählige Auswertungsmöglichkeiten

Egal in welcher Position Sie sich befinden, sofern Ihr Administrator Ihnen die entsprechenden Kompetenzen eingeräumt hat, sind Sie in der Lage, jede denkbare Auswertung bezüglich der Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Es stehen zahlreiche Ansichten mit verschiedenen Filtern sowie unterschiedlichen Darstellungsmöglichkeiten, wie beispielsweise Kalender oder grafische Darstellungen (GANT- Diagramm), zur Verfügung. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, den gesamten Datenbestand selektiv in eine Excel-kompatible Datei zu exportieren und dort losgelöst von der Lotus Notes Datenbank weitere eigene Auswertungen zu erstellen.

Eine der am häufigsten benutzten Funktionen in der Datenbank ist die Auswertung bezüglich der notwendigen Rückstellungen am Jahresende, welche sich aus den vorhandenen Resturlauben ergeben. Mit nur zwei Mausklicks erzeugt Ihnen der Urlaubsplaner einen detaillierten Bericht mit allen relevanten Zahlen, welche Sie nur noch in Ihre Buchhaltung übernehmen müssen.

files/img/bullet_orange.gifKrankenmodul inklusive Krankenstatistiken

UKS verfügt über ein eigenständiges Krankenmodul. Neben den normalen Abwesenheitsdokumenten sind Sie hiermit in der Lage, jede Krankmeldung Ihrer Mitarbeiter separat zu erfassen. Auf Basis dieses eigenständigen Datenbestandes können Sie dann jederzeit umfängliche Auswertungen zum Krankenstand der Belegschaft erstellen.

files/img/bullet_orange.gifSeminarmodul

Als zusätzliches Modul verfügt der UKS Urlaubsplaner über einen Seminarmanager. Mit diesem Modul können Sie auf Wunsch sämtliche internen und externen Seminare erfassen. Ergänzend steht dann die Möglichkeit zur Verfügung, Mitarbeiter Ihres Hauses zu diesen Seminaren anzumelden. Innerhalb der Seminardokumente können Sie zahlreiche Zusatzinformationen, wie beispielsweise Seminarkosten, Referent etc., hinterlegen. Innerhalb des Seminarmodules stehen ebenfalls umfängliche Auswertungen zur Verfügung.

files/img/bullet_orange.gifSpringer- und Azubiplaner

Anders als die meisten Mitbewerberprodukte dieses Segmentes verfügt die UKS Datenbank über einen eigenständigen Springer- und Azubiplaner. Mit diesem fest implementierten Modul können Sie auf sehr komfortable Weise die wechselnde Einsatztätigkeit Ihrer Springer und Auszubildenden abbilden. Jeder Springer und Azubi hat im Anschluss die Möglichkeit, seine eigene Einsatzplanung abzurufen. Vorgesetzte und Bereichsleiter sehen per Knopfdruck, wann welcher Mitarbeiter in seinem Bereich tätig ist. Der gesamte Informationsfluss in diesem Modul ist automatisiert und erfordert keinerlei manuelle Eingriffe.

files/img/bullet_orange.gifTelefonbuch und Geburtstagskalender

Mit diesen beiden Zusatzmodulen (separate Lotus Notes Datenbanken) haben Sie die Möglichkeit, sehr übersichtliche Telefonlisten sowie einen umfänglichen Geburtstagskalender zur Verfügung zu stellen. Die Datenversorgung dieser Lotus Notes Datenbanken erfolgt automatisiert durch UKS in der Nacht oder auf Wunsch auch manuell.

files/img/bullet_orange.gifArbeitszeitmodelle

Theoretisch können Sie jedem Mitarbeiter ein eigenes Arbeitszeitmodell zuordnen. Selbst mehrere Modelle können einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Sofern Sie die Arbeitszeitmodelle nutzen, haben Sie die Möglichkeit, jeden Tag der Woche mit unterschiedlichen Urlaubsbelastungen zu definieren. So ist es technisch ohne weiteres möglich, beispielsweise einen Montag mit 0,8 Tagen, einen Dienstag mit 1,2 Tagen und einen Mittwoch mit 0,5 Tagen zu hinterlegen. Insofern besteht natürlich auch die Möglichkeit, eine bisher auf Stundenbasis aufgebaute Urlaubsplanung umzurechnen. Der kleinste zu verbuchende Urlaubswert pro Tag beträgt 0,01 Tage.

files/img/bullet_orange.gifUmfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

UKS verfügt über eine Vielzahl von detaillierten Steuerungsmöglichkeiten, um sich perfekt an die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens anzupassen. Bereits seit dem Jahr 2002 wird diese innovative Lotus Notes Datenbank kontinuierlich weiterentwickelt und ist inzwischen bei mehreren tausend Anwendern erfolgreich im Einsatz, Tendenz weiter steigend.

files/img/bullet_orange.gifPräsentation des Produktes

Auf Wunsch stellen wir Ihnen die Highlights dieses innovativen Produktes gerne in einer Fernwartungspräsentation vor. Auf diese Weise werden Sie in die Lage versetzt, nach circa 2 h einschätzen zu können, ob das Produkt den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden kann oder ob sich eine Weiterverfolgung für Sie nicht lohnt.

files/img/bullet_orange.gifFazit

Wenn Sie ein hoch komfortables und völlig intuitiv zu bedienendes Produkt für die Urlaubsplanung auf Basis einer Lotus Notes Datenbank für Ihr Unternehmen suchen, sollten Sie sich einmal die voll funktionsfähige Demoversion und die verfügbaren Module von UKS anzuschauen.

Wir sind sicher, dass Sie bereits innerhalb der ersten Minuten feststellen werden, dass sich ein Maximum an Funktionalität und Bedienerfreundlichkeit nicht gegenseitig ausschließen müssen. UKS - Der Abwesenheitsplaner für Lotus Notes versetzt Sie und Ihre Mitarbeiter in die Lage, zukünftig die gesamte Abwesenheits- und Urlaubsplanung elektronisch zu erledigen.

files/img/bullet_orange.gifZertifikat der Rechenzentrale FIDUCIA AG

Die Lauffähigkeit von UKS wurde vom Rechenzentrum FIDUCIA AG Versionshistorie zertifiziert.

Hilfebeschreibungen

Nachstehend finden Sie häufig benötigte Hilfestellungen:

Preise und Bestellmöglichkeiten

Ausführliche Preisinformationen sowie komfortable Bestellmöglichkeiten zu diesem und weiteren Produkten finden Sie in unserem Online-Shop. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot.

Versionshistorie

In der Versionshistorie finden Sie Detailinformationen über die neuen Funktionen der Datenbank. Lesen Sie Versionshistorie hier die neuen Funktionen in der aktuellen Version.

Hier finden Sie die Versionshistorie Änderungen älterer Versionen.

Downloadmöglichkeiten

Um Zugriff auf alle verfügbaren Downloaddateien (Demoversionen, Designschablonen, Dokumentationen ...) zu diesem und weiteren Produkten zu erhalten, müssen Sie sich anmelden. Alternativ werden wir Ihnen auch gerne die Demoversion per E-Mail zusenden.

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