DSGVO-Manager für IBM Notes und Domino

Datensicherheit für Ihre Notes-/Domino Datenbestände | Version: 1.36

Mit der verbindlichen Gültigkeit der DSGVO seit dem 25.05.2018 gilt es, zahlreiche neue Vorgaben in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuhalten. Ein häufig zitierter Punkt der neuen Verordnung ist beispielsweise das „Recht auf Vergessenwerden“. Hier heißt es wörtlich …

„… Demnach sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sobald die Daten zum ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr notwendig sind …..“

Das hört sich auf den 1. Blick einfach an, ist aber für betreffende Unternehmen eine enorme Herausforderung, da dies bedeutet, dass Sie keinerlei personenbezogene Daten längerfristig elektronisch speichern dürfen, als dies für den ursprünglichen Verarbeitungszweck notwendig ist. Die Herausforderung besteht zukünftig also darin, sämtliche Datenbestände zu analysieren und in Kenntnis der neuen Gesetzeslage vollautomatisiert zu identifizieren, zu analysieren und auf Wunsch robotergesteuert einzugreifen, wie beispielsweise zuverlässige Löschroutinen ablaufen zu lassen. Selbstverständlich alles lückenlos protokolliert!

Aber nicht nur die Löschung von vorhandenen Datenbeständen, sondern auch die Datenmanipulation bzw. Bereinigung ist eine wesentliche Anforderung.

Mit dem neuen DSGVO-Manager ist es Ihnen möglich, die Datenbestände jeder beliebigen IBM Notes/Domino Datenbank (egal von welchem Hersteller) zu überwachen, automatisiert zu löschen, zu controllen, Erinnerungsmechanismen zu kreieren und beispielsweise individuelle Eskalationsroutinen zu bauen. Im Weiteren erlaubt die Software neben der vollständigen Löschung der Datenbestände alternativ auch die Änderung der identifizierten Daten, sei es die Verstümmelung vorhandener Informationen oder die komplette Anonymisierung.

Der DSGVO-Manager kann grundsätzlich Hauptdokumente und auf Wunsch auch sogenannte Antwortdokumente sowie Antwort-auf-Antwortdokumente verarbeiten. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass immer der komplette Datenstrang zu einem konkreten Vorgang Berücksichtigung findet. Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung!

Auch die nachträgliche Veränderung gesetzter Berechtigungen ist für den DSGVO-Manager kein Problem. Entziehen Sie Mitarbeitern auf Wunsch das Zugriffsrecht auf bestimmte Daten oder ergänzen Sie vorhandene Berechtigungen in beliebigem Umfang.

Kreieren Sie eigene Wiedervorlagemechanismen, entweder periodisch oder nur für ganz individuelle Stichtage. Legen Sie selbst fest, wie häufig der Roboter Ihre Datenbestände in Ihren Applikationen überprüft. Sie haben die Wahl zwischen beliebigen Perioden oder fixen Terminen. Auf Wunsch können entsprechende Dateneingriffe auch manuell durch den individuellen Start des Administrators initiiert werden. Der DSGVO-Manager stellt alle Möglichkeiten zur Verfügung.

Gegebenenfalls verfügen Sie auch über Applikationen, deren Daten Sie langfristig nicht mehr benötigen oder Sie möchten gar die komplette Anwendung stilllegen!? Auch in einem solchen Fall ist der DSGVO-Manager hervorragend geeignet, entsprechende Datenanalysen vorzunehmen und die notwendigen Änderungen am Datenbestand umzusetzen, beispielsweise durch die Reduzierung gesetzter Berechtigungen.

Natürlich wird keine Änderung des DSGVO-Managers ohne eine lückenlose Protokollierung durchgeführt.

Auf Wunsch lassen sich Änderungen an Ihren Datenbeständen im Vorfeld auch simulieren, dann Stellungnahmen der Verantwortlichen einholen und im Ergebnis des Feedbacks die Routinen dann datenwirksam ausführen. Alles ist möglich!

Der DSGVO-Manager ist Ihr neues „Schweizer Taschenmesser“ für IBM Notes-/Domino Datenbestände. Umgehen Sie hohe Strafen des Gesetzgebers, indem Sie Ihre Notes-/Dominodaten unter Kontrolle halten, ohne dass sich zukünftig dauerhaft Menschen individuell damit befassen müssen.

Videopräsentation | Produktvorstellung

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