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Protokolle & Aktennotizen 2.40 Protokollmanagement

Mit dieser hilfreichen Applikation können Sie sämtliche Protokolle und Aktennotizen Ihres Unternehmens sehr effizient erstellen und auf Jahre hinweg revisionssicher verwalten.

Hier finden Sie den aktuellen Produktflyer.

Individuelle Zugriffssteuerungen

Durch ausgeklügelte Zugriffsberechtigungen ist es Ihnen möglich, jedes Dokument gezielt nur für gewünschte Personenkreise freizugeben. Erstellen Sie individuelle Layouts, initiieren Genehmigungsworkflows und erstellen sich für jedes beliebige Dokument elektronische Wiedervorlagen.

Protokolle und Aktennotizen werden in den meisten Unternehmen in mehr oder weniger unstrukturierter Form verwaltet. In der Regel werden diese Dokumente mit herkömmlichen Textverarbeitungswerkzeugen erstellt und in vorgegebenen Netzwerkstrukturen gespeichert.

Vollständig papierloses Protokollmanagement

Hier stellen sich bereits die ersten Probleme heraus. Zum einen muss sichergestellt sein, dass die verschiedenen Textverarbeitungssysteme untereinander kompatibel sind und idealerweise den gleichen Versionsstand haben. Zum anderen gilt es, das Problem der Zugriffsberechtigungen zu lösen. Wer hat auf das Netzlaufwerk Zugriff, ist ein gesonderter Dateischutz erforderlich, muss ich gegebenenfalls in einem öffentlichen Laufwerk speichern, um die Zugriffe meiner Kollegen sicherzustellen, wie setze ich den geforderten Genehmigungsworkflow um, kann ich das Dokument verschlüsseln und und und ...

So ließe sich die Liste der 'Probleme' oder besser 'zu regelnden Punkte' noch um einiges fortsetzen, wie Datensicherung, Auftragsüberwachung, Wiedervorlagen, Layoutvorlagen, Textblöcke, individuell einstellbare Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselung, Workflow usw..

Um alle diese Dinge strukturiert und für das gesamte Unternehmen in hoch effizienter Form abbilden zu können, wurde diese Anwendung, auf Wunsch zahlreicher Kunden unseres Hauses, entwickelt.

Individuelle Layoutvorlagen und Workflowsteuerungen

Sie bietet Ihnen unter anderem auf Grund der flexiblen Struktur die perfekten Voraussetzungen, um sämtliche Protokolle und Aktennotizen Ihres Unternehmens komfortabel und vor allem übersichtlich und sicher zu verwalten. Die zahlreichen Funktionen und die angenehme Benutzeroberfläche machen das Arbeiten in dieser Anwendung zu einem Kinderspiel. Nach einigen wenigen Konfigurationseinstellungen können Sie direkt mit der Erfassung der ersten Dokumente beginnen.

Umfangreiches Auftragsmanagement

Eine der sicher wertvollsten Funktionen in dieser Datenbank ist die Möglichkeit, aus bestehenden Protokollen bzw. Aktennotizen vollwertige elektronische Auftragsdokumente zu erzeugen. Hierfür benötigen Sie nur wenige Mausklicks. Lediglich die Angabe der zuständigen Personen sowie ein Fälligkeitsdatum müssen noch ergänzt werden. Selbst Textbestandteile aus dem zu Grunde liegenden Hauptdokument können, ohne manuelle Copy- und Paste-Funktionen nutzen zu müssen, per Knopfdruck als Zitat in das Auftragsdokument übernommen werden. Die Zeitersparnis bei der Verteilung von Aufträgen ist enorm.

Selbstverständlich verfügt die Datenbank auch über zahlreiche Ansichten, mit welchen Bereichs- und Abteilungsleiter jederzeit einen Überblick darüber behalten, welche Aufträge sich derzeit bei wem und in welchem Status befinden. Darüber hinaus überwacht die Datenbank natürlich die Fälligkeiten der gestellten Aufträge vollautomatisch und bringt sie bei Erreichen dieser Termine eigenständig in Erinnerung, sogar beim Auftragserteiler, wenn dies gewünscht ist.

Einige Screenshots der Anwendung finden Sie hier.

Ausführliche Preisinformationen sowie komfortable Bestellmöglichkeiten zu diesem und weiteren Produkten finden Sie in unserem Online-Shop. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot.

In der Versionshistorie finden Sie Detailinformationen über die neuen Funktionen des Programmes im Vergleich zur jeweiligen Vorgängerversion. Die Dokumentation steht in Form einer PDF-Datei zur Verfügung.

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